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Q2 社内管理体制に関するもの

Q2-1 総括管理部門という部署はないのですが、新たに設置する必要がありますか?

Q2-2 総括管理部門は独立した部門である必要がありますか。また、常設部門である必要がありますか?

Q2-3 新たに部門を設置できるほど事業規模が大きくないのですが、承認又は認定を受けるためには、総括管理部門を設置する必要がありますか?

Q2-4 モデルCPに掲げられた業務は必ず総括管理部門が行う必要がありますか?

Q2-5 法令監査部門という部署はないのですが、新たに設置する必要がありますか?

Q2-6 法令監査部門は独立した部門である必要がありますか。また、常設部門である必要がありますか?

Q2-7 内部監査について、外部の監査機能を利用してはいけませんか?

Q2-8 関税法をはじめ貿易に関して、既存の「監査部」の知識が不足している等の理由により、監査部による内部監査では実効性がないと見込まれる場合は、どのような手法により内部監査の実効性を確保すればいいですか?

Q2-1 総括管理部門という部署はないのですが、新たに設置する必要がありますか?

 A2-1

 「総括管理部門」は、貿易関連業務等を総合的に管理できる立場として、貿易関連業務等に係る法令遵守規則の適正な実施を確保する役割等を担う、 AEO制度における法令遵守体制の要となる部門です。

 モデルCPに掲げられているような総括管理部門としての業務を行える(実際に行っている)部署が既に存在するのであれば、新たに設置する必要はありません。

Q2-2 総括管理部門は独立した部門である必要がありますか。また、常設部門である必要がありますか?

 A2-2

 「総括管理部門」は、貿易関連業務等を総合的に管理できる立場として、貿易関連業務等に係る法令遵守規則の適正な実施を確保する役割等を担う、 AEO制度における法令遵守体制の要となる部門です。

 上記のような役割を果たすためには、日常的な業務管理の必要性が生じること、また、上記役割の継続的な実行という観点から、事業部門等から独立した常設の部署であることが望まれます。

 しかしながら、事業規模や組織体系によっては独立した常設部門とすることが困難な場合もあります。このような場合には、総括管理部門として期待される機能を損なわない範囲で、事業規模や組織体系等に応じた体制を提案しますので、現在の事業規模や組織体系等が分かる資料をご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。

Q2-3 新たに部門を設置できるほど事業規模が大きくないのですが、承認又は認定を受けるためには、総括管理部門を設置する必要がありますか?

 A2-3

 「総括管理部門」は、貿易関連業務等を総合的に管理できる立場として、貿易関連業務等に係る法令遵守規則の適正な実施を確保する役割等を担う、 AEO制度における法令遵守体制の要となる部門です。

 モデルCPに掲げられているような総括管理部門としての業務を行える(実際に行っている)部署が既に存在するのであれば、新たに設置する必要はなく、状況に応じて総括管理部門としての機能を損なわない範囲で事業部門等と業務を分担することも可能です。

 承認又は認定の審査の際には、事業規模や組織体系を踏まえたうえで、各事業者の実情に応じた法令遵守体制を提案しますので、現在の事業規模や組織体系等が分かる資料をご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。

Q2-4 モデルCPに掲げられた業務は必ず総括管理部門が行う必要がありますか?

 A2-4

 「総括管理部門」は、貿易関連業務等を総合的に管理できる立場として、貿易関連業務等に係る法令遵守規則の適正な実施を確保する役割等を担う、 AEO制度における法令遵守体制の要となる部門です。

 しかしながら、事業規模や組織体系によっては、モデルCPに掲げている業務をすべて総括管理部門が行うことが困難な場合もあります。このような場合には、総括管理部門としての機能が損なわれない範囲で、他の部署に総括管理部門の業務の一部を担当させることも考えられますので、現在の事業規模や組織体系等が分かる資料をご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。

Q2-5 法令監査部門という部署はないのですが、新たに設置する必要がありますか?

 A2-5

 「法令監査部門」には、(1)貿易関連業務等の実施に際して、各業務の適法(正)性の審査を行う「法令審査」、(2)貿易関連業務等に係る法令遵守規則等の関連規程の運用状況等を定期的に確認する「内部監査」を行うことにより、貿易関連業務等における各種リスク(不正行為等)の早期発見・未然防止を図る役割が期待されています。

 上記のような法令監査部門に期待されている業務を行える(実際に行っている)部署が既に存在するのであれば、新たに設置する必要はありません。

Q2-6 法令監査部門は独立した部門である必要がありますか。また、常設部門である必要がありますか?

 A2-6

 「法令監査部門」には、(1)貿易関連業務等の実行に際して、各業務の適法(正)性の審査を行う「法令審査」、(2)貿易関連業務等に係る法令遵守規則等の関連規程の運用状況等を定期的に確認する「内部監査」を行うことにより、貿易関連業務等における各種リスク(不正行為等)の早期発見・未然防止を図る役割が期待されています。

 上記のような役割を果たすためには、総括管理部門や事業部門等から独立した中立的な立場からの確認が求められます。また、監査の継続性及び改善が必要な事項についてのフォローアップ等の実施という観点から、常設の部署であることが望まれます。

 しかしながら、事業規模や組織体系によっては独立した常設部門とすることが困難な場合もあります。このような場合には、法令監査部門としての機能を損なわない範囲で、事業規模や組織体系等に応じた体制を提案しますので、現在の事業規模や組織体系等が分かる資料をご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。

Q2-7 内部監査について、外部の監査機能を利用してはいけませんか?

 A2-7

 内部監査は、貿易関連業務等が法令遵守規則及び各業務手順書に基づき適正に実行されているか等を監査することにより、不正等の発生リスクを減少させることが目的です。このため、自社の状況を最も理解している社内の部署が法令監査部門として内部監査を行うことが望まれます。

 しかしながら、様々な事情から、社内の部署に監査機能を持たせることが困難であり、グループ会社等の監査機能を利用せざるを得ない状況も想定されます。

 外部の監査機能を利用する場合には、上記の内部監査の実施目的を実現するため、社内に監査機能を設ける場合には考慮する必要がない事項についても検討が必要となりますので、現在のグループ会社等の監査機能の詳細等が分かる資料のご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。

Q2-8 関税法をはじめ貿易に関して、既存の「監査部」の知識が不足している等の理由により、監査部による内部監査では実効性がないと見込まれる場合は、どのような手法により内部監査の実効性を確保すればいいですか?

 A2-8

 内部監査は、貿易関連業務等が法令遵守規則及び各業務手順書に基づき適正に実行されているか等を監査することにより、不正等の発生リスクを減少させることが目的であり、当該目的を達成するためには、監査部門がAEO制度の趣旨や各業務についての十分な知識等を有していることが必要不可欠となります。

 したがって、監査部門の知識不足等の理由により、上記目的の達成が困難であると見込まれる場合、まずは監査部門に対して十分な説明を行い、監査部門のAEO制度に係る知見を高めることが必要となります。

 その他にも、監査部門が事業部門に対する監査を行う際に総括管理部門が同行することにより、監査部門の知識不足等を補うといった手法も考えられますので、既存の監査部門による監査では実効性がないと見込まれる場合は、各税関のAEO担当部門までご相談ください。