Q2 社内管理体制に関するもの
Q2-1 総括管理部門という部署はないのですが、新たに設置する必要がありますか？
Q2-2 総括管理部門は独立した部門である必要がありますか。また、常設部門である必要がありますか？
Q2-3 新たに部門を設置できるほど事業規模が大きくないのですが、承認又は認定を受けるためには、総括管理部門を設置する必要がありますか？
Q2-4 モデルCPに掲げられた業務は必ず総括管理部門が行う必要がありますか？
Q2-5 総括管理部門は在宅勤務者が担っても問題ありませんか？
Q2-6 最高責任者や総括管理部門が、事業部門の業務を兼務することはできますか？
Q2-7 法令監査部門という部署はないのですが、新たに設置する必要がありますか？
Q2-8 法令監査部門は独立した部門である必要がありますか。また、常設部門である必要がありますか？
Q2-9 内部監査について、外部の監査機能を利用してはいけませんか？
Q2-10 関税法をはじめ貿易に関して、既存の「監査部」の知識が不足している等の理由により、監査部による内部監査では実効性がないと見込まれる場合は、どのような手法により内部監査の実効性を確保すればいいですか？
Q2-11 グループ内で監査機能を集約しているため、親会社に法令監査部門を設置したいがよいでしょうか？
Q2-12 責任者に求められる経験年数や資格の基準はありますか？
Q2-13 委託先が業務の一部を再委託しています。この場合は再委託先の管理も行う必要がありますか？
Q2-14 委託先への評価や教育は委託先がAEO事業者であるか非AEO事業者であるかに関わらず同程度のことを行うのですか？
Q2-15 委託先起因の事故について、どの程度の責任が求められるのでしょうか？
Q2-16 通関業務の在宅勤務を導入しようと考えています。AEO通関業者は、在宅勤務の開始に当たって、何か追加的な措置や対応が必要になるのでしょうか？
Q2-1 総括管理部門という部署はないのですが、新たに設置する必要がありますか？
A2-1
「総括管理部門」は、貿易関連業務等を総合的に管理できる立場として、貿易関連業務等に係る法令遵守規則の適正な実施を確保する役割等を担う、 AEO制度における法令遵守体制の要となる部門です。
モデルCPに掲げられているような総括管理部門としての業務を行える（実際に行っている）部署が既に存在するのであれば、新たに設置する必要はありません。
Q2-2 総括管理部門は独立した部門である必要がありますか。また、常設部門である必要がありますか？
A2-2
「総括管理部門」は、貿易関連業務等を総合的に管理できる立場として、貿易関連業務等に係る法令遵守規則の適正な実施を確保する役割等を担う、 AEO制度における法令遵守体制の要となる部門です。
上記のような役割を果たすためには、日常的な業務管理の必要性が生じること、また、上記役割の継続的な実行という観点から、事業部門等から独立した常設の部署であることが望まれます。
しかしながら、事業規模や組織体系によっては独立した常設部門とすることが困難な場合もあります。このような場合には、総括管理部門として期待される機能を損なわない範囲で、事業規模や組織体系等に応じた体制を提案しますので、現在の事業規模や組織体系等が分かる資料をご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。
Q2-3 新たに部門を設置できるほど事業規模が大きくないのですが、承認又は認定を受けるためには、総括管理部門を設置する必要がありますか？
A2-3
「総括管理部門」は、貿易関連業務等を総合的に管理できる立場として、貿易関連業務等に係る法令遵守規則の適正な実施を確保する役割等を担う、 AEO制度における法令遵守体制の要となる部門です。
モデルCPに掲げられているような総括管理部門としての業務を行える（実際に行っている）部署が既に存在するのであれば、新たに設置する必要はなく、状況に応じて総括管理部門としての機能を損なわない範囲で事業部門等と業務を分担することも可能です。
承認又は認定の審査の際には、事業規模や組織体系を踏まえたうえで、各事業者の実情に応じた法令遵守体制を提案しますので、現在の事業規模や組織体系等が分かる資料をご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。
Q2-4 モデルCPに掲げられた業務は必ず総括管理部門が行う必要がありますか？
A2-4
「総括管理部門」は、貿易関連業務等を総合的に管理できる立場として、貿易関連業務等に係る法令遵守規則の適正な実施を確保する役割等を担う、 AEO制度における法令遵守体制の要となる部門です。
しかしながら、事業規模や組織体系によっては、モデルCPに掲げている業務をすべて総括管理部門が行うことが困難な場合もあります。このような場合には、総括管理部門としての機能が損なわれない範囲で、他の部署に総括管理部門の業務の一部を担当させることも考えられますので、現在の事業規模や組織体系等が分かる資料をご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。
Q2-5 総括管理部門は在宅勤務者が担っても問題ありませんか？
A2-5
総括管理部門の役割を適切に担える場合には問題ありません。
Q2-6 最高責任者や総括管理部門が、事業部門の業務を兼務することはできますか？
A2-6
最高責任者や総括管理部門は、事業部門を管理・指導する立場にあるため、事業部門と独立した部門（者）として設置することが必要となります。
まずは貴社の現状の部署（者）で兼務しないような体制をご検討いただき、税関のAEO部門にご相談ください。
相談の際に、貴社の関係部署（者）の業務実態等をお伺いした上で、どのような設置方法が考えられるか検討することとなります。
Q2-7 法令監査部門という部署はないのですが、新たに設置する必要がありますか？
A2-7
「法令監査部門」には、（1）貿易関連業務等の実施に際して、各業務の適法（正）性の審査を行う「法令審査」、（2）貿易関連業務等に係る法令遵守規則等の関連規程の運用状況等を定期的に確認する「内部監査」を行うことにより、貿易関連業務等における各種リスク（不正行為等）の早期発見・未然防止を図る役割が期待されています。
上記のような法令監査部門に期待されている業務を行える（実際に行っている）部署が既に存在するのであれば、新たに設置する必要はありません。
Q2-8 法令監査部門は独立した部門である必要がありますか。また、常設部門である必要がありますか？
A2-8
「法令監査部門」には、（1）貿易関連業務等の実行に際して、各業務の適法（正）性の審査を行う「法令審査」、（2）貿易関連業務等に係る法令遵守規則等の関連規程の運用状況等を定期的に確認する「内部監査」を行うことにより、貿易関連業務等における各種リスク（不正行為等）の早期発見・未然防止を図る役割が期待されています。
上記のような役割を果たすためには、総括管理部門や事業部門等から独立した中立的な立場からの確認が求められます。また、監査の継続性及び改善が必要な事項についてのフォローアップ等の実施という観点から、常設の部署であることが望まれます。
しかしながら、事業規模や組織体系によっては独立した常設部門とすることが困難な場合もあります。このような場合には、法令監査部門としての機能を損なわない範囲で、事業規模や組織体系等に応じた体制を提案しますので、現在の事業規模や組織体系等が分かる資料をご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。
Q2-9 内部監査について、外部の監査機能を利用してはいけませんか？
A2-9
内部監査は、貿易関連業務等が法令遵守規則及び各業務手順書に基づき適正に実行されているか等を監査することにより、不正等の発生リスクを減少させることが目的です。このため、自社の状況を最も理解している社内の部署が法令監査部門として内部監査を行うことが望まれます。
しかしながら、様々な事情から、社内の部署に監査機能を持たせることが困難であり、グループ会社等の監査機能を利用せざるを得ない状況も想定されます。
外部の監査機能を利用する場合には、上記の内部監査の実施目的を実現するため、社内に監査機能を設ける場合には考慮する必要がない事項についても検討が必要となりますので、現在のグループ会社等の監査機能の詳細等が分かる資料のご用意の上、各税関のAEO担当部門までご相談ください。
Q2-10 関税法をはじめ貿易に関して、既存の「監査部」の知識が不足している等の理由により、監査部による内部監査では実効性がないと見込まれる場合は、どのような手法により内部監査の実効性を確保すればいいですか？
A2-10
内部監査は、貿易関連業務等が法令遵守規則及び各業務手順書に基づき適正に実行されているか等を監査することにより、不正等の発生リスクを減少させることが目的であり、当該目的を達成するためには、監査部門がAEO制度の趣旨や各業務についての十分な知識等を有していることが必要不可欠となります。
したがって、監査部門の知識不足等の理由により、上記目的の達成が困難であると見込まれる場合、まずは監査部門に対して十分な説明を行い、監査部門のAEO制度に係る知見を高めることが必要となります。
その他にも、監査部門が事業部門に対する監査を行う際に総括管理部門が同行することにより、監査部門の知識不足等を補うといった手法も考えられますので、既存の監査部門による監査では実効性がないと見込まれる場合は、各税関のAEO担当部門までご相談ください。
Q2-11 グループ内で監査機能を集約しているため、親会社に法令監査部門を設置したいがよいでしょうか？
A2-11
法令監査部門は、法令遵守規則等に基づき業務が適正に実施されているかをチェックする役割を担います。
そのため、監査の対象となる業務を理解し、事情を十分に把握している社内の部署による実施が望ましいと考えますが、様々な事情からグループ会社等社外の監査機能を利用せざるを得ない状況も想定されます。
このような場合、監査の実効性を確保するため、
- グループ会社等の監査機能に行わせた監査範囲と監査項目の設定
- グループ会社等の監査機能が行った監査結果の総括管理部門及び総括管理部門を通じた税関への報告
- 指摘事項・改善事項に対する対応
などを検討し、手順化することが必要となります。
外部の監査機能の利用を検討している場合は、その監査機能の詳細が分かる資料をご用意の上、税関のAEO部門へご相談下さい。
Q2-12 責任者に求められる経験年数や資格の基準はありますか？
A2-12
適正な業務遂行の確保や管理を行うため、関係業務に関する必要な知識及び経験を有していると認められる者であることが必要になりますが、経験年数や資格について具体的な基準はありません。
どの部門にどのような者を責任者として配置すべきかお悩みの場合には、税関のAEO部門へご相談ください。
Q2-13 委託先が業務の一部を再委託しています。この場合は再委託先の管理も行う必要がありますか？
A2-13
業務の再委託については、貴社と直接契約せず、委託先との間で契約がなされている場合もあると思われますが、このような場合であっても、委託先を通じて業務を把握する等、AEO事業者として再委託先を管理する責任があります。
Q2-14 委託先への評価や教育は委託先がAEO事業者であるか非AEO事業者であるかに関わらず同程度のことを行うのですか？
A2-14
委託先がAEO事業者（認定通関業者、特定保税承認者又は特定保税運送者）である場合は、評価や教育を省略することができます。
Q2-15 委託先起因の事故について、どの程度の責任が求められるのでしょうか？
A2-15
委託先に起因する事故（輸出入申告における非違や貨物のセキュリティ確保に関連する事故等）である場合、AEO事業者は適切に委託先を管理していたか？という観点から責任を問われ、委託先に対し必要に応じて何らかの措置を講じることが求められます。
例えば、発生した事故等の再発防止策を講じること、管理体制（契約内容、指導方法、監査等）を点検し見直すこと、などが考えられます。
なお、事故の内容によっては税関に報告を求めることがあります。
Q2-16 通関業務の在宅勤務を導入しようと考えています。AEO通関業者は、在宅勤務の開始に当たって、何か追加的な措置や対応が必要になるのでしょうか？
A2-16
通関業法基本通達に基づき、税関の通関業監督官に対し、在宅勤務の開始の申し出を行い、在宅勤務に係る情報セキュリティポリシーが定められている等、在宅勤務における情報セキュリティ対策について確認を受ける必要があります。
AEO通関業者としては、その責務として求められる業務遂行能力や法令遵守規則等が適正かつ確実に履行されていれば良く、AEO通関業者であることをもって、税関から在宅勤務実施のための追加的な措置や対応が求められることはありません。
